פורטל הלקוחות
הזמנת לקוחות לפורטל אישי לצפייה בעסקה, מעקב והעלאת מסמכים
מה זה פורטל הלקוחות?
פורטל הלקוחות הוא אזור אישי ומאובטח שבו הלקוח שלכם מתחבר עם שם משתמש (אימייל) וסיסמה, וצופה בעסקאות שלו: סטטוס והתקדמות, לוח תשלומים, ורשימת המסמכים הנדרשים. הלקוח יכול גם להעלות מסמכים ולמלא צ׳קליסטים — בעצמו, בלי שיחות טלפון ואימיילים חוזרים.
הפורטל חוסך זמן יקר לשני הצדדים: הלקוח מקבל שקיפות מלאה, ואתם מקבלים מסמכים בלי לרדוף אחריהם.
שימו לב: הפורטל מבוסס חשבון אישי — הלקוח נרשם וקובע סיסמה. אין יותר "קישור פתוח" שכל מי שמחזיק בו נכנס. הגישה תמיד מאומתת ומשויכת ללקוח.
איך הלקוח מקבל גישה?
הכל מתחיל בכתובת אימייל של הלקוח. בלי אימייל אי אפשר להזמין לפורטל.
- בעת פתיחת העסקה — אם ללקוח הוזנה כתובת אימייל, המערכת שולחת אליו אוטומטית הזמנה.
- הלקוח נרשם — לוחץ על הקישור שבאימייל, קובע סיסמה, וחשבון הפורטל שלו נוצר.
- מאותו רגע — הלקוח מתחבר ב-
/portal/loginורואה את כל העסקאות המשויכות אליו.
אם ללקוח כבר יש חשבון פורטל (למשל מעסקה קודמת), הוא לא צריך להירשם מחדש — העסקה החדשה פשוט מתווספת לחשבון הקיים, והוא מקבל הודעה על כך.
ניהול הגישה מתוך דף העסקה
בדף העסקה, תחת כל לקוח, מופיע אזור "הזמנה לפורטל הלקוחות" עם סטטוס הגישה וכפתורי פעולה.
סטטוס הגישה
- רשום לפורטל — ללקוח כבר יש חשבון פעיל. הוא יכול להתחבר ולצפות בעסקה.
- הזמנה ממתינה — נשלחה הזמנה אך הלקוח עדיין לא השלים הרשמה.
- לא הוזמן לפורטל — עדיין לא נשלחה הזמנה.
הכפתורים
- שלח הזמנה / שלח שוב — שולח (או שולח מחדש) ללקוח אימייל עם קישור הרשמה לפורטל. שימושי אם הלקוח לא קיבל את ההזמנה המקורית או מחק אותה.
- שלח קישור התחברות — מופיע ללקוח שכבר רשום. שולח לו במייל קישור התחברות שמוביל ישירות לעסקה הזו לאחר הכניסה.
- העתק קישור הזמנה / העתק קישור התחברות — מעתיק את הקישור ללוח, כדי שתוכלו לשלוח אותו ידנית — למשל ב-וואטסאפ או SMS. הטקסט משתנה לפי הסטטוס: "הזמנה" ללקוח שטרם נרשם, "התחברות" ללקוח רשום.
אין אימייל ללקוח? האזור יציג "אין אימייל — לא ניתן להזמין את הלקוח לפורטל". הוסיפו כתובת אימייל בפרטי הלקוח, ואז תוכלו להזמין.
הגנה מפני שליחה כפולה: ניתן לשלוח הזמנה שוב לאותו לקוח אחת ל-2 דקות. אם תלחצו מהר מדי, תופיע הודעה לכמה שניות להמתין. (העתקת קישור אינה מוגבלת — היא לא שולחת כלום.)
קישור ההתחברות מוביל ישר לעסקה
כשאתם שולחים או מעתיקים קישור התחברות ללקוח רשום, הקישור מצביע ישירות על דף העסקה. אם הלקוח לא מחובר באותו רגע, המערכת תעביר אותו למסך ההתחברות — ומיד לאחר ההזדהות תחזיר אותו אל אותה עסקה, בלי לחפש. כך הקישור "פשוט עובד".
מה הלקוח רואה ויכול לעשות?
סטטוס והתקדמות
- שלב נוכחי של העסקה — חתימה, רישום, וכדומה
- ציר זמן — תצוגה ויזואלית של השלבים שהושלמו והבאים
תשלומים
- אבני דרך תשלום — סכומים ותאריכי יעד
- סטטוס תשלום — מה שולם ומה ממתין
מסמכים
- רשימת מסמכים נדרשים — תעודת זהות, אישורי מס, ייפוי כוח, וכדומה
- סטטוס כל מסמך — הוגש / ממתין / נדרש
- העלאת קבצים — הלקוח מעלה מסמכים ישירות לפורטל; הם מקושרים אוטומטית לעסקה
- מילוי צ׳קליסט — הלקוח מסמן פריטים שהשלים מצדו
אבטחה ופרטיות
- הפרדה מלאה — הלקוח רואה רק עסקאות המשויכות אליו. אין גישה לנתונים של לקוחות אחרים
- חשבון מאומת — הכניסה דורשת אימייל וסיסמה; אין קישור ציבורי פתוח
- מערכת כניסה נפרדת — ההתחברות לפורטל נפרדת לחלוטין ממערכת הכניסה של עורכי הדין במשרד
- אחסון מאובטח — מסמכים שהלקוח מעלה מאוחסנים בצורה מוצפנת
מה קורה כשמוחקים עסקה?
אם תמחקו עסקה, הלקוח כבר לא יוכל לפתוח אותה בפורטל — הדף יציג "לא נמצא". יחד עם זאת:
- חשבון הלקוח נשמר — הוא יכול להמשיך להתחבר.
- עסקאות אחרות שלו נשארות זמינות — המחיקה משפיעה רק על העסקה שנמחקה.
טיפים
- הזינו אימייל מההתחלה — בלי אימייל אי אפשר להזמין לפורטל. הזינו את כתובת הלקוח כבר בעת פתיחת העסקה כדי שההזמנה תצא אוטומטית
- שלחו בוואטסאפ — אם הלקוח לא בודק מייל, השתמשו בהעתק קישור ושלחו לו בוואטסאפ
- הזכירו ללקוח — אם מסמכים נדרשים עדיין לא הועלו, שלחו שוב הזמנה או קישור התחברות
- עדכנו סטטוסים — הלקוח רואה את הסטטוסים שאתם מעדכנים, אז שמרו על עדכניות
- הגדירו צ׳קליסט מראש — כך הלקוח יידע בדיוק אילו מסמכים נדרשים ממנו