החתמת מסמכים
שליחת מסמכים לחתימה אלקטרונית בדוא״ל או בוואטסאפ, וניהול מצב חתימות
למה זה טוב?
החתמת מסמכים מאפשרת לכם לשלוח כל מסמך PDF (חוזה, ייפוי כוח, הצהרה) ללקוח, צד שני או כל גורם אחר ולקבל בחזרה חתימה אלקטרונית — בלי להדפיס, לסרוק או להגיע פיזית. הקישור לחתימה הוא חד-פעמי ומאובטח.
איפה זה נמצא?
סרגל צד → החתמת מסמכים (/signing). הדף מציג טבלה עם כל המסמכים שנשלחו, הסטטוס שלהם, ומי החתים.
לחיצה על ״מסמך חדש לחתימה״ בפינה השמאלית פותחת את הדיאלוג ליצירת בקשת חתימה חדשה.
תהליך מקצה לקצה
1. יצירת מסמך לחתימה
בדיאלוג הזינו:
- שם המסמך — תיאור פנימי שיופיע בטבלה
- קובץ PDF — גררו או בחרו את המסמך לחתימה
- סוג נמען:
- לקוח קיים — בחירה מתוך הלקוחות במשרד
- חד-פעמי — הזנה ידנית של שם, אימייל וטלפון (לצדדים חיצוניים)
- ערוצי שליחה — סמנו אימייל ו/או וואטסאפ (חובה לסמן לפחות אחד)
- הגנת סיסמה (אופציונלי) — הוסיפו סיסמה שהלקוח יידרש להזין לפני שיראה את המסמך
המסמך נוצר במצב טיוטה (DRAFT) — עדיין לא נשלח.
2. שליחה
מהטבלה לחצו על כפתור השליחה. המערכת תשלח מייל עם קישור חתימה ייחודי, הודעת WhatsApp עם הקישור, או שניהם — לפי מה שסומן.
הסטטוס יעבור ל-נשלח (SENT) ויירשם תאריך השליחה.
3. חתימה ע״י הלקוח
הלקוח לוחץ על הקישור (/sign/<token>), מאמת סיסמה אם הוגדרה, רואה את המסמך, ומצייר חתימה על מסך מגע / עכבר. עם השמירה הסטטוס שלו עובר ל-SIGNED.
כשכל הנמענים חתמו, סטטוס המסמך יעבור ל-הושלם (COMPLETED) ויוצג כפתור הורדה של ה-PDF החתום.
סטטוסים שתראו בטבלה
| סטטוס | מה זה אומר |
|---|---|
| טיוטה | המסמך נוצר אך טרם נשלח — ניתן לערוך או למחוק |
| נשלח | המייל / WhatsApp יצא, ממתינים לחתימה |
| הושלם | כל הנמענים חתמו — ה-PDF החתום זמין להורדה |
| בוטל | המסמך בוטל ע״י עורך הדין |
ברמת הנמען מוצגות תוויות חתם או דחה ליד שמו.
שליחה מחדש לנמען
אם הלקוח לא קיבל את המייל או איבד אותו, השתמשו בכפתור שלח שוב בשורה של אותו נמען בטבלה. הוא יקבל את אותו קישור החתימה ללא יצירת מסמך חדש.
טיפים וניווטים נפוצים
טיפ: הסיסמה האופציונלית מוסיפה שכבת אימות חשובה כשהמסמך מכיל מידע רגיש (חוזה מכר, ייפוי כוח). שתפו אותה עם הלקוח בשיחה טלפונית, לא באותו המייל.
- חייבים לסמן לפחות ערוץ אחד — אם בחרתם רק אימייל ולנמען אין כתובת מייל, היצירה תיכשל. בדקו לפני שמירה.
- הקישור הוא חד-פעמי לכל נמען — אם שלחתם בטעות לאדם לא נכון, בטלו את המסמך וצרו אחד חדש.
- כל זמן שהמסמך בטיוטה הוא לא ייספר ולא יישלח — הוא ימתין שתלחצו ״שלח״.
הרשאות
הפעולה מוגבלת לעורכי דין ומנהלי משרד באותה סביבת עבודה (workspace). עוזרי משרד יראו את הטבלה אך לא יוכלו ליזום בקשות חתימה חדשות.