ניהול משימות וקבוצות

למה זה טוב?

לוח המשימות נותן לכם תצוגה אחת לכל מה שצריך להיעשות במשרד — בלי תלות אם זה משימה ליד עסקה ספציפית, פולואפ ללקוח, או משימה כללית כמו ״לחדש את הביטוח של המשרד״. הלוח מאורגן בעמודות (קבוצות) שאתם בעצמכם מגדירים.

איפה זה נמצא?

סרגל צד → משימות (/tasks).

בכניסה הראשונה לדף, אם עדיין אין במשרד שלכם קבוצות מוגדרות, המערכת תיצור אוטומטית שתי קבוצות התחלתיות:

• משימות — קבוצת ברירת מחדל לכל משימה חדשה
• הושלם — קבוצה אוטומטית שאוספת כל משימה שסומנה כהושלמה (לא משנה לאיזו קבוצה היא הוקצתה במקור)

מבנה הלוח

הלוח מוצג כעמודות (Kanban / Monday-style). כל עמודה היא קבוצה. בכל כרטיס משימה תראו:

• כותרת + תיאור קצר
• תאריך יעד (אם הוגדר)
• עדיפות (דחוף / גבוהה / רגילה / נמוכה)
• משויך אל — מי עורך הדין שאחראי
• קישור ישות — אם המשימה מקושרת לליד / לקוח / עסקה, יוצג קישור ישיר

יצירת משימה

לחצו על + בראש הלוח או בעמודה ספציפית. בדיאלוג:

• כותרת (חובה)
• תיאור — פרטים נוספים
• תאריך יעד
• עדיפות
• משויך אל — עורך דין במשרד
• קבוצה — בחירה מתוך הקבוצות שהגדרתם
• קושר אל — בחרו ליד / לקוח / עסקה, או השאירו ריק עבור משימה כללית

משימות כלליות

משימה ללא ישות מקושרת מסומנת כ-״כללי״. שימושית למשימות שלא קשורות לתיק ספציפי — סידור משרד, חידוש רישיונות, פגישות פנים-משרדיות, וכד׳.

סטטוסים

לכל משימה יש סטטוס שאפשר לשנות בלחיצה:

טיפ: סימון משימה כ״הושלם״ מעביר אותה ויזואלית לעמודה האוטומטית של ״הושלם״, אבל הקבוצה שאליה השתייכה במקור נשמרת. אם תבטלו את ההשלמה — היא תחזור לקבוצה המקורית.

ניהול קבוצות (Task Groups)

הקבוצות נשלטות ב-הגדרות → תצורה → קבוצות משימות.

לכל קבוצה תגדירו:

• שם — בעברית, יוצג כותרת העמודה (למשל ״משימות שיווק״, ״מסמכים שצריך להחזיר״)
• צבע — לזיהוי מהיר ויזואלי
• סדר (sortOrder) — מיקום העמודה בלוח, משמאל לימין

הקבוצה המיוחדת ״הושלם״

יש קבוצה אחת ויחידה במשרד שמסומנת כ-isCompletedBucket — היא ה״סלסלה האוטומטית״ של המשימות שהסתיימו. אי אפשר למחוק אותה והיא תמיד תהיה הקבוצה הימנית/אחרונה בלוח. כל משימה שמסומנת כהושלמה מופיעה שם, גם אם המקור שלה היה בקבוצה אחרת.

מה קורה אם מוחקים קבוצה?

מחיקת קבוצה לא מוחקת את המשימות שהיו בה — הן רק יאבדו את השיוך לקבוצה (taskGroupId יתאפס). תוכלו לשייך אותן מחדש ידנית לקבוצה אחרת.

פעולות נוספות על משימה

• עריכה מהירה — לחיצה על הכרטיס פותחת דיאלוג עריכה לשינוי כל שדה
• שינוי עדיפות / סטטוס — נגיש מתוך הכרטיס
• שיוך לעורך דין אחר
• מחיקה — מעבירה את המשימה לארכיון (מחיקה רכה) — היא לא תיעלם לצמיתות

טיפים

קבעו עדיפות לפי דחיפות אמיתית — אם הכל ״דחוף״, שום דבר לא דחוף. שמרו את התווית ״דחוף״ למשימות שבאמת חוסמות עסקה.

השתמשו במשימות כלליות במקום במייל לעצמכם — כל מה שאתם רוצים לזכור לעשות בשבוע הבא, פתחו כמשימה כללית עם תאריך יעד. זה ייכנס ללוח ולא ייפול בין הכיסאות.

קבוצות לפי פעילות, לא לפי תפקיד — עדיף ״משימות מסירה״ מאשר ״משימות של דנה״. תפקיד מטפלים דרך השיוך (assignee), לא דרך הקבוצה.