ניהול לקוחות
ניהול פרופילי לקוחות, מסמכים ועסקאות משויכות במערכת
מה ההבדל בין ליד ללקוח?
- ליד — לקוח פוטנציאלי שטרם התחייב לשירות. מנוהל בדף הלידים.
- לקוח — אדם שהתקשר עם המשרד ויש לו עסקה פעילה (או שנוצר ידנית). מנוהל בדף הלקוחות.
ליד הופך ללקוח באמצעות תהליך ההמרה (ראו מדריך ניהול לידים), או שניתן ליצור לקוח חדש ישירות.
דף פרופיל הלקוח
לחיצה על שם לקוח בטבלה פותחת את דף הפרופיל המלא, הכולל:
פרטים אישיים
- שם פרטי ושם משפחה — שדות נפרדים (חשוב למסמכים משפטיים)
- תעודת זהות — מוסתר מתפקיד עוזר/ת (ASSISTANT) מטעמי פרטיות
- טלפון — מספר נייד בפורמט ישראלי
- אימייל — כתובת דוא״ל
- כתובת — כתובת מגורים
חשוב: שם פרטי ושם משפחה הם שדות נפרדים בכוונה. מסמכים משפטיים דורשים פורמט מדויק של שם, ולכן חשוב למלא את שניהם בצורה נכונה. השם המלא מחושב אוטומטית לתצוגה.
עסקאות
רשימת כל העסקאות שהלקוח מעורב בהן, כולל:
- עסקאות בהן הלקוח הוא צד ראשי (רוכש/מוכר)
- עסקאות בהן הלקוח הוא צד נוסף (ערב, שותף וכו׳)
- סטטוס כל עסקה ושלב נוכחי
יומן פעילות
היסטוריית כל הפעולות הקשורות ללקוח: שיחות, פגישות, הערות, שינויי סטטוס.
מסמכים
קבצים שהועלו עבור הלקוח — תעודת זהות, ייפוי כוח, אישורים וכו׳.
הוספת לקוח ידנית
לחצו על "לקוח חדש" בדף הלקוחות. שדות החובה:
- שם פרטי — שם פרטי בלבד
- שם משפחה — שם משפחה בלבד
- טלפון — מספר נייד
שדות אופציונליים:
- אימייל
- תעודת זהות
- כתובת
- הערות
טיפ: אם הלקוח מגיע מליד קיים, עדיף להשתמש בתהליך ההמרה מדף הלידים. כך הנתונים עוברים אוטומטית ונשמר הקשר בין הליד ללקוח.
המרה מליד לעומת יצירה ידנית
| המרה מליד | יצירת לקוח ידנית | |
|---|---|---|
| פרטים | מועתקים מהליד | מוזנים מאפס |
| היסטוריה | נשמר קשר לליד המקורי | ללא היסטוריית ליד |
| עסקה | נוצרת אוטומטית | יש ליצור בנפרד |
| מומלץ כאשר | הלקוח עבר תהליך מכירה | לקוח ישיר (המלצה, חוזר) |
מסמכים והעלאת קבצים
בלשונית "מסמכים" בפרופיל הלקוח ניתן:
- להעלות קבצים — גרירה ושחרור או לחיצה על כפתור ההעלאה
- סוגי קבצים — PDF, תמונות (JPG, PNG), מסמכי Word
- גודל מקסימלי — עד 15MB לקובץ
- צפייה והורדה — לחיצה על קובץ לתצוגה מקדימה או הורדה
- מחיקה — הסרת קובץ שהועלה בטעות
הקבצים מאוחסנים בצורה מאובטחת עם קישורים חתומים (תקפים לשעה אחת).
חיפוש וסינון לקוחות
בראש דף הלקוחות תמצאו כלי חיפוש:
- חיפוש חופשי — חפשו לפי שם, טלפון, אימייל, או תעודת זהות
- סינון לפי סטטוס עסקה — הציגו רק לקוחות עם עסקאות פעילות
- מיון — לפי שם, תאריך יצירה, או מספר עסקאות
טיפ: בתיבת החיפוש ניתן להקליד מספר טלפון חלקי או חלק משם — המערכת תמצא התאמות חלקיות.
הרשאות צפייה בלקוחות
לא כל חברי הצוות רואים את אותו מידע:
| שדה | מנהל (ADMIN) | עורך דין (LAWYER) | עוזר/ת (ASSISTANT) |
|---|---|---|---|
| שם ופרטי קשר | ✓ | ✓ | ✓ |
| תעודת זהות | ✓ | ✓ | ✗ |
| נתונים פיננסיים | ✓ | ✓ | ✗ |
| מסמכים | ✓ | ✓ | ✓ |
| עריכה | ✓ | ✓ | מוגבל |